Timberwise Oy:n verkkopalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Timberwise Oy (1109113-9)
Juvantie 222
32200 Loimaa
puh. 027 636 420
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Laura Lankinen
Brändijohtaja
Email: laura.lankinen@timberwise.fi
Rekisterin nimi
Timberwise Oy asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– palvelun toteuttaminen
– asiakastapahtumien varmentaminen
– asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
– markkinointi
– analysointi ja tilastointi
– mielipide- ja markkinatutkimukset sekä
– muut vastaavat käyttötarkoitukset.
– Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään lisäksi Koodiviidakko Oy:n Postiviidakko-uutiskirjetyökalussa. Koodiviidakko Oy toimivat henkilötietojen käsittelijöinä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
– Yksityiskäyttäjän perustiedot, kuten nimi, osoite, kieli, ikä, puhelinnumero
– Yrityskäyttäjän perustiedot, kuten yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
– Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tuotteet ja palvelut, niiden avaus-, ja irtisanomispäivä, palvelun myyjätiedot ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
– Käyttäjätunnukset ja muut tunnistautumistiedot
– Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
– Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
– Tapahtuma-, käyttäjäanalyysi- ja profilointitiedot
– Nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut
– Maksullisten ja korkeaa tietoturvatasoa vaativien palveluiden osalta henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten
– Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse. Yritysten yhteyshenkilöt saattavat lisäksi pyytää rekisterinpitäjää lisäämään rekisteriin yrityksestä myös muita yhteyshenkilöitä, joiden on tarpeen saada Timberwise Oy:n liittyvää viestintää. Tällaisissa tapauksissa rekisteriin lisätyille henkilöille lähetetään sähköpostitse vahvistusviesti, jossa heidän tulee hyväksyä tämä tietosuojaseloste ja tietojensa rekisteriin lisääminen. Mikäli hyväksymistä ei tapahdu kuukauden sisällä, poistuvat rekisteriin lisätyn henkilön tiedot.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Timberwise Oy: järjestelmästä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.
Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:
- Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
- Riittävien varmuuskopioiden ottaminen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
- Muiden Timberwise Oy:n vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Esimerkiksi tilintarkastajalla on pääsy henkilötietoja sisältävään järjestelmään tarkastushetkellä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa. Esimerkiksi Timberwise Oy:n toimihenkilöihin kuuluvien henkilöiden tiedot julkaistaan yrityksen kotisivuilla: https://timberwise.fi/yhteystiedot/.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
Edellä mainitun rajoittamatta suoritettaessa toimeksiantoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietoja voidaan siirtää toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa myös Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja[a]timberwise.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Timberwise Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
Kielto- ja oikaisuasioita koskeva pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja[a]timberwise.fi.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Paperiset dokumentit löytyvät asianmukaisesti lukitusta arkistoa, jonne on pääsy vain määrätyiltä henkilöiltä.
Asiakastietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään, sekä rekisterin teknisen alustan tarjoavan JMJping Oy:n niillä työntekijöillä, jotka vastaavat palvelun teknisestä ylläpidosta.
Pääsy rekisterinpitäjän tiloihin on rajattu henkilökohtaisin kulkuoikeuksin, joita myönnetään ainoastaan organisaation nimetyn yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden pyynnöstä. Kulkuoikeudet tiloihin on omassa, organisaation tilat käsittävässä kulkualueessa sekä yleisavaimen oikeuksissa. Yleisavainoikeudet ovat vartiointiliikkeellä, pelastuslaitoksen avaimessa, kiinteistön omistajien edustajilla ja huoltofirmoilla. Muilla tahoilla ei ole pääsyä organisaation tiloihin.
Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.
Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Yhteys käyttäjän ja palvelimen välillä on suojattu SSL-sertifikaatilla.
Timberwisen palvelinten ylläpito on ulkoistettu JMJping Oy:lle. Palvelimet sijaitsevat Suomessa ja ne ovat suojattu palomuurilla sekä virustorjuntaohjelmalla. JMJPing Oy toimii henkilötietojen käsittelijöinä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja[a]timberwise.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Timberwise Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
Yhteystiedot
Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: tietosuoja[a]timberwise.fi
Tämä tietosuojalauseke on voimassa: 1-11-2019 lähtien
I – Henkilötietojen käsittely Timberwisen palveluissa:
Timberwise on sitoutunut suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, lain sähköisen viestinnän palveluista (917/2014) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Millaisia tietoja minusta käsitellään?
Keräämme käyttäjästä tämän tietosuojalausekkeen kohdassa 2 kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:
– nimi ja yhteystiedot, kuten, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
– digitaalisen tilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
– demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli
– asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, tiedot ilmoittautumisista asiakasetutapahtumiin, kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
– käyttäjän antamat profiili- ja kiinnostustiedot
– luvat ja suostumukset
– tarjonnanestotiedot
– tallennetut asiakaspalvelu- ja puhelinmyyntitallenteet
– kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
– muut käyttäjältä kerätyt tiedot
Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:
– Palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta.
– Sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
– Digitaalisen tilin, kuten Timberwise-tilin, kautta tunnistetun käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti sattumanvaraisesti luotu numerosarja.
– Havainnoidun, ei kirjautuneen, käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti eväste tai muu vastaava tunniste.
– Sijaintitiedot, kuten GPS:n tai WLAN-yhteyspisteiden tai matkapuhelinverkon tukiasemien avulla lasketut koordinaatit, mikäli käyttäjä on tätä varten antanut nimenomaisen luvan.
Palveluiden käytöstä tai muista tiedoista johdetut tiedot:
– Johdetulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on päätelty analytiikan avulla palvelun havaitusta käytöstä ja / tai asiakkaan itse antamista tiedoista, kuten esimerkiksi käyttäjän mahdolliset kiinnostuksen kohteet tai segmentointi tietynlaisten käyttäjien ryhmään.
Markkinointirekisterimme tiedot:
– Puhelinmyynnin markkinointirekisteriimme tallennamme tiedot käyttäjän nimestä, arvosta tai ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä sekä suppean yhteenvedon tilaus- ja tarjoushistoriasta sekä yhteystiedot yhteydenottoa varten. Voimme merkitä käyttäjän tiedot markkinointirekisteriimme, kun tämän asiakkuus on päättynyt tai, jos käyttäjä on antanut meille yhteystietonsa esimerkiksi kilpailun yhteydessä.
Mihin tarkoitukseen henkilötietojani käsitellään?
Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin.
– Ostaminen, tuotteet, ja niiden personointi: toteutamme verkkopalvelut ja ostopaikat. Lisäksi personoimme digitaalisia palveluitamme ja suosittelemme käyttäjille mahdollisesti kiinnostavaa sisältöä.
– Tuotekehitys ja raportointi: Kehitämme jatkuvasti tuotteiden ja palveluiden käyttöliittymiä ja käyttökokemusta. Teemme kysely- ja kuluttajatutkimuksia sekä raportteja liiketoiminnan päätöksenteon tueksi.
– Asiakasviestintä, suoramarkkinointi ja asiakaspalvelu: Autamme käyttäjää löytämään kiinnostavia tarjouksia tuotteistamme, sekä pyrimme tarjoamaan käyttäjälle mahdollisimman henkilökohtaista asiakaspalvelua.
– Mainonnan kohdentaminen: Esitämme käyttäjälle mainontaa, joka on todennäköisesti käyttäjää kiinnostavaa. Kohdennus perustuu käyttäjän antamiin tietoihin sekä käyttäjästä kerätyistä tiedoista analytiikan avulla johdettuihin tietoihin, kuten laskettuihin kiinnostuksen kohteisiin tai segmentteihin.
Lisäksi käsittelemme henkilötietoja lakisääteisiin velvollisuuksiimme, kuten kirjanpitoon sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja palvelun jatkuvuuden takaamiseksi (esimerkiksi tallentamalla varmuuskopioita ja auditointilokeja). Emme käsittele henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon, jolla voisi olla oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia sinuun.
Millä perusteella henkilötietojani käsitellään?
Käsittelemme henkilötietoja eri oikeusperusteilla riippuen tilanteesta ja käyttötarkoituksesta.
– Sopimus: Kun tilaat tai ostat palveluitamme, käsittelemme tietojasi perustuen sopimussuhteeseen. Sopimusta varten käsittelemme vain tietoja, jotka ovat tarpeen sovitun palvelun toimittamista varten, eli tyypillisesti yhteystietoja sekä palvelun ominaisuuksien toteuttamiseen tarvittavia tietoja.
– Suostumus: Kun lähetämme sinulle sähköisiä markkinointiviestejä tai kohdennamme sinulle mainontaa verkkopalveluissa, käsittelemme tietojasi suostumukseen perustuen.
– Lakisääteinen velvollisuus: Säilytämme laskutustietoja lain vaatiman ajan verotusta ja kirjanpitoa varten.
– Oikeutettu etu: Oikeutetulla edulla viitataan yrityksemme tarpeeseen käsitellä tietoa liiketoiminnan hallintaan ja sen kehittämistä varten. Näillä toimenpiteillä varmistamme myös asiakkaan etujen toteutumisen. Esimerkiksi:
– Tuotekehitys (pyrimme jatkuvasti jalostamaan palveluidemme käyttökokemusta ja parantamaan palveluiden ominaisuuksia perustuen niiden käyttöön)
– Liiketoiminnan raportointi (mittaamme tilausten kehittymistä ja mainosten näkyvyyttä, jotta voimme toimia tehokkaasti ja suunnitella palveluiden kehitystä)
– Tietojen suojaaminen (varmistamme, että verkko- ja mobiilisivuillamme sovelluksissamme ja tietokannoissamme toteutetaan riittävät tietoturvatoimenpiteet)
– Väärinkäytösten ehkäisy (käyttölokien tallennus, puheluiden tallennus)
– Asiakaspalvelu (asiakaspalveluun lähetettyjen pyyntöjen kirjaus)
– Uusien tarjousten tekeminen asiakkaille suoramarkkinoinnin kautta siten, että huomioimme asiakkaiden todennäköiset kiinnostukset ja vältämme turhat yhteydenotot.
Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme aina käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat asiakkaille. Minimoimme myös tunnistavan henkilötiedon. Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
Miten tietojani yhdistetään?
Säilytämme palveluiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tietoja yhdistettyinä sattumanvaraisesti luotuihin tunnisteisiin, joista käyttäjää ei voida tunnistaa henkilökohtaisesti.
Jos käyttäjä on luonut Timberwise-tilin, voimme tunnistaa käyttäjän Timberwisen eri mediapalveluissa ja yhdistää käyttäjän asiakas- ja tilaustietoja eri palveluissa.
Voimme kohdassa 2. mainittuja käyttötarkoituksia varten rikastuttaa toisillaan Timberwise-tilin tietoja ja palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja. Voimme esimerkiksi kohdentaa mainontaa tilaushistoriaan perustuen. Tietojen yhdistely ja käyttö mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamista varten edellyttää käyttäjän suostumusta.
Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
– Käyttäjän tilaus- ja kontaktihistoriatietoja sekä Timberwise-tilin tietoja säilytetään aktiivisen asiakkuuden ajan sekä 4 vuotta asiakkuuden loppumisen jälkeen. Asiakkuutta määriteltäessä huomioidaan asiakkaan ostot, tilaukset aktiivisuus digitaalisella tilillä sekä sähköpostimarkkinointiluvat ja uutiskirjetilaukset.
– Ennen, kun digitaalinen tili poistetaan, käyttäjää informoidaan asiasta ja pyydetään uudistamaan käyttöoikeutensa mikäli hän katsoo edelleen tarvitsevansa tiliä.
– Pysyvässä markkinointirekisterissämme voidaan säilyttää rajattua tietosisältöä puhelinmarkkinointia varten (tiedot käyttäjän nimestä, arvosta tai ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä, sekä suppea yhteenveto tilaus- ja tarjoushistoriasta ja yhteystiedot puhelimitse tapahtuvaa yhteydenottoa varten.)
– Säilytämme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä varten tarpeellisia henkilötietoja myös sen jälkeen kun käyttäjän tiedot on muutoin poistettu. Kirjanpitoa varten säilytämme tositteita tilauksista kuusi vuotta.
Palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja säilytetään:
– Säilytämme palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja enintään 26 kuukautta tietojen keräämisestä. Riippuen käyttötarkoituksesta, johon tiedot on kerätty, saatamme säilyttää tietoja myös lyhyemmän aikaa.
– Jos tiedolla on liiketoiminnallista arvoa, voimme poiston sijaan anonymisoida tiedon esimerkiksi aggregoimalla tiedon niin, ettei tietoa enää voida yhdistää yksittäiseen henkilöön.
Miten henkilötietoni suojataan?
Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.
Käsitteleekö Timberwise sensitiivisiä henkilötietoja kuten päätelaitteeni sijaintia?
Käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja voidaan käyttää sijaintiperusteisten palveluiden tarjoamiseksi, kuten kohdennetun mainonnan esittämiseksi, edellyttäen, että käyttäjä on antanut sijaintitietojen hyödyntämiseen nimenomaisen suostumuksensa tai mikäli sijaintitiedot on tehty anonyymeiksi.
Sijaintitiedot määritetään käytettävissä olevien paikannusmenetelmien, kuten GPS:n ja WLAN-yhteyspisteiden ja matkapuhelinverkon tukiasemien sijaintien avulla. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
II – Kumppaneiden ja kolmansien osapuolten tietojenkäsittely
Mistä lähteistä tietoni kerätään?
Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään käyttäjältä itseltään oston, tilauksen tai rekisteröitymisen yhteydessä taikka myöhemmin asiakkuuden aikana. Jäljempänä kuvattujen tekniikoiden, kuten evästeiden, avulla voimme myös kerätä havainnoitua tietoa siitä, miten palveluitamme käytetään.
Kuka käsittelee henkilötietojani?
Timberwise voi käsitellä tietoja hallinnollisiin tarkoituksiin tämän tietosuojalausekkeen ja lakien mukaisesti. Lisäksi käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Takaamme näiden yritysten kanssa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään lakien mukaisesti.
Käsitelläänkö tietoja ETA:n ulkopuolella?
Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja ETA:n ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.
Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?
Emme myy, vuokraa tai luovuta tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla esitetyissä tapauksissa.
– Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa tai meillä on joku muu laillinen peruste luovutukseen.
– Voimme luovuttaa mainostajillemme mainonnan kohdentamista varten segmenttitietoja havainnoiduista käyttäjistä. Mainostajat eivät saa yhdistää näitä tietoja tunnistetun käyttäjän henkilötietoihin ilman käyttäjän suostumusta.
– Voimme luovuttaa tarkkaan valituille mainonnan kumppaneillemme tietoja havainnoiduista käyttäjistä mainostilan myymiseksi ja ostamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseksi reaaliaikaisesti, mainonnan mittaamiseksi sekä kumppaneidemme tarjoamien palveluiden kehittämiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi.
– Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
– Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
– Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
– Palvelukohtaisten rekisteriselosteiden mukaisesti tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin lakien mukaisesti.
– Jos käyttäjä on antanut suostumuksensa Timberwisen yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
– Voimme luovuttaa laskuja yrityksille, jotka perivät saatavia.
Käytetäänkö sivustoilla evästeitä ja mitä ne ovat?
Keräämme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
Onko mahdollista, että joku muu taho kerää tietoja vierailustani Timberwisen sivustoilla?
Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Timberwisen ulkopuolisia tahoja, kuten mainostajia, mainosverkostoja sekä mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Koska käyttäjän selain pyytää tällöin kolmannen osapuolen asettamia mainoksia Timberwisen ulkopuoliselta palvelimelta, nämä kolmannet osapuolet voivat katsella, muokata tai asettaa omia evästeitään aivan kuin käyttäjä olisi näiden sivustoilla.
Sopimusjärjestelyin takaamme, että nämä kolmannet osapuolet noudattavat kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä alan itsesääntelyohjeistuksia.
III – Käyttäjien oikeudet
Miten voin käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiani?
Timberwisen palvelujen käyttäjillä on oikeus:
– Saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
– Saada pääsy käsiteltyihin henkilötietoihin ja pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen *)
– Pyytää tietojen oikaisua ja poistoa tai tietojen käsittelyn rajoitusta *)
– Olla joutumatta sellaisen automaattisen päätöksen teon kohteeksi, jolla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia
– Vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella, mukaan lukien käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa
– Saada tieto korkean riskin aiheuttavasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
– Peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumus
– Valittaa henkilötietojen käsittelystä valvovalle viranomaiselle.
*) Nämä oikeudet voidaan toteuttaa vain, jos pystymme tunnistamaan käyttäjän henkilökohtaisesti.
Voidaanko tätä tietosuojalauseketta muuttaa?
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.
Mihin voin ottaa yhteyttä?
Käyttäjä voi lähettää tietosuojaan ja tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut sekä mahdolliset markkinoinnin tai mainonnan kohdentamiseen liittyvät reklamaatiot myös osoitteeseen:
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Timberwise Oy (”Timberwise”)
Juvantie 222, 32200 Loimaa
info@timberwise.fi / 027636420
Asiakasrekisteristä vastaava henkilö:
Laura Lankinen
laura.lankinen@timberwise.fi
Evästekäytännöt
Voimme kerätä palveluiden käytöstä tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden (selaimen paikallisen tietovaraston, sovelluksen tunnisteen tai laitetunnisteiden) avulla.
Evästeet, Javascript ja palvelinlokit
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.
Mikäli asiakas ei halua sivustojen tallentavan evästeitä tietokoneeseensa, voi evästeet estää selainasetuksista. Tällöin Timberwise ei takaa, että verkkokauppa toimii parhaalla mahdollisella tavalla.
Timberwise käyttää Google Analytics -työkalua. Lisää tietoa Google Analyticsin tietosuojasta on saatavilla osoitteessa Google Analyticsin tietosuojaselosteesta.
Javascriptin ja palvelinlokien avulla voimme kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, kenen mainostajan ilmoituksia käyttäjä on sivuillamme nähnyt ja klikannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio sekä IP-osoite.
Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.
Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme mainonnan tehoa. Voimme kerätä esimerkiksi tietoa markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä, kuten siirrytty verkkokauppaan. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.
Voimme käyttää sivustojemme käytöstä kerättyä tietoa myös tietylle selaimelle kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen. Voimme luoda kohderyhmäsegmenttejä sen perusteella, millä Internet-sivustoilla tietyt selaimet ovat vierailleet määrätyn ajanjakson aikana. Näille kohderyhmäsegmenteille esitetään niitä todennäköisesti kiinnostavaa mainontaa tai sisältöä. Saatamme käyttää segmenttien luomisessa yhteistyökumppaneitamme, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin sen, että yhteistyökumppani käyttää tietoja ainoastaan Timberwisen lukuun, eikä hyödynnä tietoja omassa toiminnassaan taikka luovuta tietoja eteenpäin. Joissakin tapauksissa saatamme käyttää segmenttien luomisessa ja mainonnan kohdentamisessa myös Timberwisen ulkopuolisilta sivustoilta kerättyä käyttäytymistietoa.
Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Yksityisyydensuojaa koskeva lainsäädäntö ja kunkin palvelun rekisteriseloste huomioon ottaen voidaan evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla saatua tietoa liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin tietosuojaportaalissa kuvatuin tavoin. Jos käyttäjä on luonut Timberwise-tilin, voimme rikastuttaa toisillaan Timberwise-tilin tietoja ja palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja. Esimerkiksi jos käyttäjä tuo Timberwise-tiliinsä tuote- ja / tai tilaustietoja hallinnoitavaksi tilillä, voimme kohdentaa mainontaa tilaushistoriaan perustuen.
Alla olevassa taulukossa kerromme tarkemmin evästeiden ja muiden samankaltaisten tekniikoiden käytöstä.
Evästetyypit, niiden käyttötarkoitukset ja esimerkit
Toiminnalliset evästeet – Mahdollistavat sivustojen toiminnallisuudet, kuten kirjautumisen, ostoskoriominaisuudet ja kieliasetukset. Käytännössä nämä evästeet pitävät huolen siitä, että sivuston on mahdollista muistaa kirjautumistietosi, että tuotteet pysyvät ostoskorissa, vaikka jatkaisit selailua, ja että sivustot näkyvät käyttäjälle oikealla kielellä.
Tuotekehitys ja liiketoiminnan raportointi – Mahdollistavat sivustojen ja sovellusten käyttökokemuksen parantamisen, sekä raportoinnin liiketoiminnan päätöksenteon tueksi. Näiden evästeiden avulla Timberwise voi päätellä mitkä palveluistamme ovat suosittuja ja mitä palveluiden ominaisuuksia käytetään eniten. Tämän datan avulla voimme kehittää palveluita paremmiksi ja myös korjata niissä esiintyviä virheitä.
Mainonnan raportointi – Mahdollistavat raportoinnin mainostajille siitä, miten usein mainos on nähty, tai onko käyttäjä klikannut mainoksen. Näiden evästeiden avulla pystymme raportoimaan mainoksia ostaneille asiakkaillemme, miten mainonta on suoriutunut, ovatko käyttäjämme esimerkiksi klikanneet mainoksia. Voimme lisäksi näiden evästeiden avulla kerätyn datan pohjalta varmistaa, ettemme näytä käyttäjille useita kertoja samoja mainoksia.
Mainonnan kohdentaminen – Timberwisen sivustojen käyttöön perustuva kohdennus ja kolmansien osapuolten sivustojen käyttöön perustuva mainonnan kohdennus. Näiden evästeiden avulla pyrimme siihen, että käyttäjämme näkisivät mahdollisimman osuvaa, kiinnostavaa ja juuri heille mieleistä mainontaa.
Muut tunnisteet
Mobiililaitteiden sovelluksissa on yksilöivä tunniste, jota käytetään sovelluksen mainonnan kohdentamiseen ja tutkimukseen. Tunnisteen avulla voidaan tuotekehitystä varten raportoida myös se, miten ja kuinka usein sovellusta käytetään. Tunniste on verrattavissa evästeeseen.
Miten voit vaikuttaa?
– Uuden evästeprofiilin luominen: Tyhjentämällä evästeet selaimelta säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu tunnistettuun käyttäytymiseen perustuva profiili. Tämä ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta eikä digitaalisen mainonnan kohdentamista, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan kohdennuksen.
– Timberwisen sivuilta kerättyjen evästeiden hallinta mainonnan kohdentamista varten: Voit muuttaa valintaasi liittyen siihen, miten evästeitä saa Timberwisen sivuilta kerätä ja käyttää mainonnan kohdentamista ja mittaamista varten.
– Timberwise-tilin kohdentamisvalinnat: Käyttäjän on mahdollista kieltää Timberwise-tiliin liittyvien tietojen hyödyntäminen markkinoinnin ja digitaalisen mainonnan kohdentamiseen.